편리한 기능을 자랑하는 대체 커뮤니케이션 수단이 널리 보급되었음에도 불구하고 이메일은 내부 메시징 플랫폼이자 고객과 연락하고 다양한 디지털 서비스에 등록하는 수단으로 사용되며 현대 사무실 운영의 핵심적인 요소로 남아 있습니다. 따라서 직원들은 이 유비쿼터스 기술 애플리케이션의 잠재력을 최대한 활용하기 위해 효율적인 이메일 생산성 도구를 활용하는 것이 필수적입니다.
이메일 활용의 효율성을 높임으로써 커뮤니케이션 프로세스를 최적화하고 받은 편지함을 방해하는 메시지 누적을 완화하며 다른 업무를 처리하는 데 추가 시간을 할당할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 이메일 생산성을 높이는 가장 효과적인 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
ChatGPT 이메일 작성
사람처럼 대화하고 자연스러운 어조로 이메일 콘텐츠를 작성할 수 있는 첨단 기술 기반 가상 비서를 ChatGPT라고 합니다. 이 혁신적인 도구는 특히 메시지 작성에 있어 서신 작성 보조 역할을 함으로써 근무 시간의 생산성을 향상시키는 데 활용될 수 있습니다.
직장에서 어려운 이메일을 작성할 때 ChatGPT를 사용하려면 OpenAI 웹 사이트 로 이동하여 계정이 없는 경우 계정을 생성하기만 하면 됩니다. 그런 다음 이메일에 작성하려는 내용에 대한 컨텍스트를 제공하세요.
서신의 원하는 목적에 따라 발신자 지정, 수신자 세부 정보 및 교환의 궁극적 목적과 같은 핵심적인 측면을 설정하는 것이 필수적입니다. 그 후, ChatGPT 플랫폼을 활용하여 메시지의 초안을 작성하고 필요에 따라 수정할 수 있습니다.
Microsoft의 Bing Chat은 OpenAI의 GPT 자연어 플랫폼으로 구동되는 임베디드 대화형 챗봇으로, ChatGPT도 지원합니다.
Bing Chat을 활용할 때의 장점 중 하나는 Microsoft Edge 웹 브라우저에 통합되어 있어 Edge 내에서 AI 기반 Bing 검색에 등록하고 사이드바를 통해 작성 기능을 사용하여 이메일 초안을 작성하기만 하면 된다는 것입니다.
GrammarlyGO 이메일 편집 및 작성
GrammarlyGO는 이메일에 존재하는 문법 또는 철자 오류를 식별하고 수정하여 사용자의 작성 워크플로와 전반적인 효율성을 향상시키는 데 도움이 되도록 고안된 혁신적인 고급 이메일 생산성 도구입니다.이 애플리케이션은 최첨단 인공 지능 알고리즘을 활용하여 이러한 실수를 자동으로 감지하고 수정할 수 있으므로 작성 프로세스를 간소화하고 모든 서신이 전문적이고 오류 없이 작성되도록 보장합니다.
GrammarlyGO는 사용자가 작성한 문서에서 구두점, 철자, 문법 및 구문의 부정확한 부분을 면밀히 검토할 수 있는 도구입니다. 이 애플리케이션을 활용하면 문서를 작성하는 동안 발생할 수 있는 모든 오류를 식별하고 수정할 수 있습니다. 또한 고급 인공 지능 알고리즘을 활용하여 GrammarlyGO는 사용자가 몇 번의 마우스 클릭만으로 새로운 콘텐츠를 생성하거나 기존 텍스트를 수정하거나 전체 이메일 응답을 작성할 수도 있습니다.
무료로 제공되는 Grammarly에 계정을 등록하면 월 100개의 프롬프트 허용량과 함께 기본 작문 및 편집 추천에 모두 액세스할 수 있습니다. 또한 회사의 브라우저 확장 프로그램을 설치하는 옵션이 있어 사용자가 즉시 수정하고 직접 글을 작성할 수 있습니다
이메일 경험을 단순화하고 개선하는 스파이크
스파이크는 사용자의 이메일 경험과 효율성을 향상시켜 기존 이메일 클라이언트의 기능을 뛰어넘는 최첨단 솔루션입니다.
수많은 전자 메일 애플리케이션이 공통적으로 직면하는 일반적인 문제에는 복잡한 사서함과 메시지 자동 분류를 위한 제한된 용량이 포함됩니다.
Spike의 고유한 정리 도구인 우선순위 받은 편지함을 활용하면 소셜 미디어 플랫폼에서 발송되는 홍보성 메시지나 알림 등 중요도가 낮다고 판단되는 이메일 서신을 ‘기타’로 지정된 대체 수신함으로 손쉽게 분리하는 동시에 우선순위 받은 편지함 내에서 중요한 커뮤니케이션은 그대로 유지할 수 있습니다.
Spike는 채팅 애플리케이션의 레이아웃과 유사한 새로운 스레딩 시스템을 도입하여 사용자가 상대방과의 토론을 손쉽게 추적할 수 있도록 지원합니다. 이 방법은 메시지를 빠르게 탐색할 수 있도록 하여 이메일의 기능을 간소화하고 향상시킵니다.
스파이크를 사용하면 여러 이메일 계정을 단일 플랫폼으로 통합할 수 있어 여러 계정으로 전환할 필요 없이 여러 계정의 메시지를 원활하게 관리할 수 있습니다. 내장된 슈퍼 검색 기능으로 특정 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있습니다.
Zapier 이메일 워크플로우 자동화
가장 일반적으로 사용되는 도구를 ‘생산성 스택’이라고 하는 생산성 워크플로우에 통합하면 다양한 애플리케이션과 플랫폼에서 데이터를 원활하게 동기화하여 시간을 크게 절약하고 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 특히 일반적으로 이메일 받은 편지함에서 보내는 시간이 상당하다는 점을 고려할 때, 이메일 계정을 습관적으로 사용하는 다른 앱과 서비스에 연결하면 매우 유용할 수 있습니다.
Zapier와 같은 워크플로 자동화 도구를 사용해 이메일을 다른 인기 있는 생산성 도구와 연결할 수 있습니다. 예를 들어, Email by Zapier 통합 을 사용하여 이메일을 Slack과 연결하고 수신되는 모든 이메일을 특정 Slack 채널로 보낼 수 있습니다. Google 캘린더 사용자인가요? Zapier를 사용하여 수신 이메일에서 Google 캘린더 이벤트를 자동으로 생성할 수 있습니다.
Zapier의 사용자 지정 워크플로 기능을 통해 반복적인 작업을 자동화하는 것은 이메일 생산성을 향상시키는 매우 효과적인 방법입니다.
받은 편지함 정리하기 받은 편지함 정리하기
많은 이메일을 한꺼번에 처리하고, 한 번에 처리할 수 있는 시간을 지정하여 습관적으로 처리하는 것이 어렵습니다.
SaneBox의 고급 이메일 검색 기능을 활용하면 다양한 애플리케이션, 웹 사이트 및 뉴스레터 구독을 식별하고 제거하여 원치 않거나 불필요한 이메일을 받은 편지함에서 효과적으로 제거할 수 있습니다.
인공지능을 활용하여 사용자의 받은 편지함 내 이메일을 중요도에 따라 분류하고 우선순위를 지정하는 동시에 우선순위가 낮은 이메일은 지정된 @SaneLater 폴더에 배치할 수 있습니다. 또한, 사용자는 특정 폴더에 수동으로 할당하여 이메일 구성을 더욱 세분화할 수 있습니다.
이 혁신적인 기능에 따라 ‘@SaneBlackHole’ 이메일 주소로 원치 않는 메시지를 발송하거나 가까운 친척의 서신을 위한 지정 폴더를 설정할 수 있습니다. 이 애플리케이션은 수신되는 모든 전자 메일을 인식하고 체계적으로 해당 카테고리로 재배치합니다.
Todoist 이메일을 작업으로 전환하기
전자 메일을 관리 가능한 작업에 통합하면 이메일 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 작업을 간소화하고 더 나은 결과를 얻으려면 Todoist와 같은 기능적인 할 일 목록 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.
Gmail 용 Todoist 또는 Outlook 용 Todoist 부가 기능을 설치하면 받은 편지함에서 바로 이메일을 작업으로 빠르게 전환할 수 있습니다. 설치가 완료되면 Todoist 작업으로 전환하려는 이메일을 열고 Todoist 아이콘을 클릭한 다음 프로젝트 이름을 지정하고 마감일과 우선순위를 설정한 다음 작업 추가를 클릭합니다.
이메일 받은편지함에서 보내는 시간을 줄이고 더 많은 일을 처리하세요
이메일은 정보에 입각한 결정을 내리고 적절한 조치를 취하는 데 필요한 정보를 제공해야 합니다. 받은 편지함을 과도하게 사용하면 생산성이 저하되고 효과적인 방식으로 업무 책임을 완수하는 데 장애가 될 수 있습니다.
과다한 전자 메일 문제를 해결하는 효과적인 방법은 위에 설명한 생산성 도구를 사용하는 것입니다. 이를 통해 받은 편지함을 정리하고, 유입되는 메시지를 관리하고, 신속하게 답장함으로써 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 추가로 확보할 수 있습니다.