휴가 마감일이 다가오면 자신에게 주어진 다양한 업무를 완수하기 위해 노력하다 보면 시간에 쫓기는 자신을 발견할 수 있습니다. 이러한 업무에는 일반적으로 책임 위임, 미완성 프로젝트 마무리, 모임 주선 등이 포함됩니다. 이러한 모든 약속을 이행하는 데는 상당한 시간이 소요될 수 있으며, 일주일 전체에 걸쳐 진행될 수도 있습니다.
바쁜 일정을 고려할 때 부재중 알림 구성과 같이 사소해 보이지만 중요한 책임을 소홀히 할 수 있습니다. 바쁘다고 해서 전문성과 예의가 결여된 일반적인 템플릿 응답을 사용하는 것은 자제하는 것이 중요합니다. 부재 중에도 세련되고 존경받는 이미지를 유지하려면 부재 중 메시지에서 다음 10가지 실수를 범하지 않도록 주의하세요.
부재의 약어 OOO
부재중(OOO)은 업무 관련 업무를 수행할 수 없음을 나타낼 때 사용할 수 있는 약어입니다. 많은 사람들이 그 의미를 잘 알고 있지만, 약어를 사용하는 것보다 “부재중”이라고 입력하는 것이 더 전문적인 표현으로 간주되는 경우가 많습니다. 이 결정은 비즈니스 커뮤니케이션에 있어 보수적인 접근 방식을 선호하고 과도한 약어 사용을 부적절하다고 생각하는 사람들에게도 어필할 수 있습니다.
처음 참조할 때는 서신에 사용된 모든 약어를 설명하고, 이후에는 이전에 설명한 적이 있는 경우 약어를 축약하여 사용합니다. 이해도를 높이기 위해 사용되는 언어가 간단하고 복잡하지 않은지 확인합니다.
이메일 제목의 전체 표현이 허용 한도인 60자를 초과하는 경우, 간결함과 명확성을 유지하면서 메시지를 간결하게 전달하기 위해 약어 ‘OOO’을 대체하여 사용할 수 있습니다.
농담 및 말장난 남용
일부 직원은 부재 중 메시지에 재미있는 농담을 포함하기도 하는데, 일반적으로 술에 빠져 있다거나 해양 포유류와 교감했다는 등의 가벼운 농담이 주를 이룹니다. 여러분도 비슷한 메시지를 받은 적이 있을 수 있습니다.
직장에서 유머를 사용하는 것은 직원의 사기와 팀 빌딩에 긍정적인 영향을 미칠 수 있지만, 주의와 배려를 기울여 전달해야 합니다. 특히 잘 모르는 동료를 상대할 때는 오해나 불쾌감을 줄 수 있으므로 적절한 타이밍과 장소가 필수적입니다.
업무 외 이메일 회신에 농담을 통한 유머를 포함시키는 것은 자제해 주세요.가까운 지인들과 이러한 콘텐츠를 공유하는 것은 허용되지만, 동료나 조직 전체에 대한 모욕으로 간주될 수 있는 언급을 할 때는 주의를 기울이는 것이 가장 좋습니다. 일반적으로 농담은 아예 생략하거나 직장 환경에 적합한 농담을 사용하여 보다 전문적인 어조를 취하는 것이 좋습니다.
언제 사무실로 돌아올지 명시하지 않음
모든 부재 중 메시지에는 발신자의 예상 복귀 날짜를 명확히 표시해야 합니다. 그러나 개인이 이 중요한 측면을 무시하고 일반적인 템플릿을 선택하거나 관련 없는 정보를 포함하는 경우가 있습니다. 이러한 부주의는 전문가답지 않은 행동으로 인식될 수 있으며 불필요한 비용을 초래할 수 있습니다. 또한 동료들에게 부주의하고 필수적인 세부 사항의 우선순위를 정하지 못한다는 인상을 줄 수 있습니다.
휴가 및 복귀 날짜는 물론 업무 관련 메시지에 응답할 수 있는 시간대를 명시하여 업무 가능 여부에 대한 정확한 정보를 제공하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 원치 않거나 잘못된 이메일을 피하고 명확한 커뮤니케이션을 보장하는 데 도움이 됩니다.
긴급 상황을 구성하는 요소를 명시하지 않음
부재 중 메시지에 보조 커뮤니케이션 채널을 포함할 경우, 위기 상황에 해당하는 기준을 명확하게 명시하는 것이 중요합니다. 단순히 “긴급 상황 시 문자!”라고 명시하는 것은 너무 광범위하고 개방적이어서 일부 통신원이 한도를 초과하여 업무적인 문제로 연락이 쇄도하여 휴식 기간에 지장을 줄 수 있습니다.
쪽지를 통해 즉각적인 문제를 다룰 때는 예의를 지키면서 발생 가능한 사례를 제공하고 긴급하지 않은 사안에 대해서는 지정된 채널을 명시하여 팀 내에서 명확한 커뮤니케이션이 이루어지도록 하는 것이 필수적입니다. 또한 이러한 지침을 무시하는 동료를 무시하지 않는 것이 중요합니다.
모든 사람에게 긴급 전화번호 알리기
일부 개인이 정해진 지침을 계속 무시하고
이러한 개인과 대화를 나누기보다는 그들과의 상호 작용을 최소화하는 것이 좋습니다. 연락처 정보를 공유하지 마세요. 직장 안팎에서 친분을 쌓은 소수의 지인에게만 전화번호를 알려주세요.
임시 연락 담당자 미지정
부재 또는 부재 중 변동 사항이 있을 경우 알려주시면 연락을 위해 지정된 연락 담당자를 배정해 드립니다. 해당 담당자는 수신되는 서신을 관리하고 미결 업무를 정리하여 업무 복귀가 원활하게 이루어질 수 있도록 합니다.
자신의 업무가 과중한 특정 상황에서는 개인 비서를 고용하는 것이 현명할 수 있습니다. 그러한 개인 비서를 구할 수 없는 경우에는 동료에게 임시로 서신을 처리해 달라고 요청하여 도움을 받을 필요가 있습니다. 그러나 부하 직원을 학대하거나 착취하지 않도록 적절한 프로토콜을 준수하는 것이 필수적입니다.
휴가 사유에 대해 너무 많은 세부 사항을 공유
직장의 투명성은 칭찬할 만하지만, 부재중 메시지에서 개인 정보를 무분별하게 공개하는 것은 부적절한 행동으로 보일 수 있습니다. 이러한 세부 사항은 비밀로 유지하여 예의를 지키는 것이 중요합니다. 부재에 대한 구체적인 내용보다는 동료들에게 복귀 날짜를 알리고 임시 대리인을 지정하는 데 중점을 두어야 합니다.
동료에게 휴가 사유에 대해 설명할 필요는 없습니다. 이러한 정보는 조직의 기능에 영향을 미치는 경우에만 공개해야 합니다. 예를 들어, 파트너가 수술을 받는 경우, 응급 상황을 공개하기보다는 주의가 필요한 개인적 사안에 대해 직장에 알릴 수 있습니다.
받은 편지함을 간헐적으로 확인하겠다고 말함
메시지를 검토하겠다고 명시하는 것은 부재중 알림을 보내는 목적을 훼손할 수 있으므로 자제하는 것이 좋습니다. 수신자가 여전히 연락이 가능하다고 인식하면 부재 중임을 무시하고 평소와 같이 계속 연락을 취할 수 있으며, 이로 인해 휴가를 과소평가할 수 있습니다.
지정된 복귀 날짜를 준수하시기 바랍니다. 받은 편지함을 정독하고, 긴급한 메시지에 응답하고, 업무에 참석하는 것은 허용되지만, 항상 출근하겠다고 약속하는 것은 무책임한 행동입니다. 동료는 여러분의 사적인 문제에 영향을 미칠 수 없습니다.
동일한 일반 부재 중 템플릿 재활용
바쁜 개인이 보낸 부재 중 이메일 회신은 새로 작성하기보다는 약간의 수정을 거쳐 재사용하는 경우가 많습니다. 이러한 방식은 실용적이지만 노력이나 사려 깊음이 부족하다고 인식될 수 있으며, 일부 상대방은 메시지의 진정성에 의문을 제기할 수 있습니다.
휴직 시에는 전문성을 유지하기 위해 독창적인 부재중(OOO) 이메일을 작성하는 것이 중요합니다. 이러한 메시지를 작성하는 과정에 많은 시간이 소요될 필요는 없으며, 콘텐츠를 그대로 복사하지 않고 온라인 템플릿이나 ChatGPT와 같은 AI 도구에서 영감을 얻을 수 있습니다.
하나의 커뮤니케이션 플랫폼을 통해서만 부재중 이메일 보내기
부재중 메시지는 현대 비즈니스에서 디지털 도구를 광범위하게 활용함에 따라 모든 관련 커뮤니케이션 플랫폼에 설정해야 합니다. 직원들이 이메일, 인스턴트 메시징, 화상 회의 등 다양한 애플리케이션을 사용하여 수많은 커뮤니케이션 채널을 동시에 관리해야 하는 경우가 많기 때문입니다. 사용 가능한 모든 채널을 통해 휴가 정보를 전달하지 않으면 일부 직원이 휴가 사실을 인지하지 못할 수 있습니다.
이메일에서 격식을 유지하는 것이 중요하지만, Slack과 같은 인스턴트 메시징 애플리케이션을 사용할 때는 좀 더 비공식적인 어조를 채택할 수 있습니다. 표준 부재중 메시지를 복사하여 붙여넣기하는 대신 간단하고 여유로운 메시지를 작성하고 부재중임을 반영하여 프로필 상태를 업데이트하는 것이 좋습니다.
많은 직원이 업무 관리를 위해 여러 플랫폼을 전환하는 데 상당한 시간을 소비하기 때문에 여러 업무용 애플리케이션을 사용하는 것은 비효율적일 수 있습니다. 효율성과 생산성을 높이기 위해 업무 관리 시스템을 간소화하면 도움이 될 것입니다.
전문적이지 않은 부재 중 이메일 발송 금지
부재 중에는 개별화된 부재 중 이메일 응답을 설정하는 것이 중요합니다. 이 메시지에는 상사, 전문 동료 또는 동료가 제기할 수 있는 모든 질문을 다루어야 합니다. 이렇게 하면 일시적인 부재로 인해 업무에 차질이 생기지 않도록 할 수 있습니다.
비인격적으로 비춰질 수 있는 “연락을 기다리겠습니다! “와 같이 무례하게 들릴 수 있는 인사말 대신, 보다 맞춤화되고 전문적인 작별 인사를 부재중 응답에 포함시키는 것을 고려해 보세요. “안부 인사” 또는 “미리 감사드립니다”와 같이 관례적이면서도 전문적인 작별 인사를 하면 격식을 유지하면서도 친근감을 줄 수 있습니다.